En éstos días tan ajetreados, yo no sé a ustedes pero a mí, ¡No me alcanza el tiempo! Y por más que trato de sumarle horas al día, simplemente no puedo; y la verdad ¡qué bueno! Pues eso implicaría tener que trabajar más, estudiar más, tener que cuidar más a los niños entre otras actividades. Pero definitivamente, algo es claro: entre más trabajo, menos me alcanza el tiempo; entre más trabajo libero, más trabajo nuevo me aparece.
Para ésta cadena sin fin de trabajo existe una solución aparente: Delegar, que dicho de manera simple, significa que una persona asigna a otra la realización de una tarea o proyecto específicos y que esta última asume el compromiso de completar tal tarea o proyecto. Es una de las habilidades más importantes que caracteriza a los gerentes exitosos y que, a menudo, los gerentes “desbordados de trabajo” descuidan o no saben utilizar. Las personas que delegan de forma eficaz dedican tiempo a planificar la asignación de trabajos y a organizar los recursos para alcanzar los objetivos empresariales del modo más productivo posible. (Curso habilidades Gerenciales Harvard Manage Mentor Plus, Centro México Emprende Canaco Veracruz)
Cuando delegamos, no estamos quitándonos responsabilidades de manera “irresponsable”, no se trata de darle nuestro trabajo a alguien más por no querer hacerlo, la acción de delegar trae consigo una serie de beneficios para nuestra empresa y para nuestro personal y no solo para nosotros. El secreto se encuentra en delegar de forma efectiva y responsable. Y sé que en este momento se estarán preguntando ¿Cómo se beneficiarán sus empleados al realizar actividades que les correspondían a ustedes elaborar? Si aparentemente ahora serán ellos los que tengan más trabajo.
Los beneficios de delegar radican prácticamente en que usted se puede disminuir su carga de trabajo y disminuir su carga de stress eliminando las pequeñas tareas que no le permiten enfocarse a las que realmente necesitan de sus expertos. Viéndolo de otra forma, aumenta su tiempo disponible para enfocarse a proyectos que requieran de sus aptitudes y autoridades específicas, así como sus asuntos de mayor relevancia en el largo plazo, delegando el corto plazo.
¿Y a la empresa, como le beneficia? Si bien, ya vimos que el hecho de que usted se enfoque a proyectos de mayor magnitud que, aparte de ser estratégicos para su departamento, también lo son para su empresa, la empresa ahorra dinero a la organización garantizando que las tareas se asignan a las personas correctas, evitando re-trabajo y aumentando la productividad de la empresa.
Si bien, ésta herramienta de liderazgo es excelente canalizadora de la productividad, existen una serie de focos rojos para saber cuando es el momento más apropiado para comenzar a delegar o bien, usted no delega realmente de forma correcta:
- Siempre tenemos trabajo pendiente o rezagado
- Nuestro correo se encuentra siempre lleno con trabajo pendiente (no el personal)
- Regularmente se retira tarde varias horas adicionales a su hora de salida para poder terminar su trabajo
- Se encuentra realizando trabajo que “solo usted puede hacer”
- Si ya ha delegado algunas tareas, se encuentra muy retrasado pues da muchas instrucciones al respecto
- Los trabajos delegados quedan incompletos y no se respetan los plazos acordados.
- Sus colaboradores directos se encuentran en ocasiones molestos por tener tareas delegadas y no contar con autoridad suficiente para realizar la autoridad delegada
- Usted interviene con frecuencia en las actividades delegadas
- Sus colaboradores no se sienten con la seguridad suficiente para realizar las actividades que usted les delega
- Con frecuencia usted termina rehaciendo lo delegado, pues nuevamente considera que solo usted podría hacerlo realmente bien.
Ahora bien, nosotros podemos delegar de varias formas. Podemos delegar por tareas específicas, por proyectos o bien, por funciones. Cuando delegamos por tareas, le delegamos actividades específicas que supervisamos de cerca, dándole la confianza a los colaboradores de que podrán realizar las mismas. En estas ocasiones no ponemos grandes responsabilidades en sus manos, pero tampoco minimizamos los esfuerzos ni las implicaciones de las mismas. El siguiente paso, sería delegar un proyecto completo, es decir, vamos a dejar todo un proceso en manos de un tercero o un grupo, donde ellos serán los completos responsables y eso implica darles, los recursos, la autoridad y los medios. Un ejemplo de proyecto podría ser delegar un evento, una campaña, entre otros, donde si bien, no deslindas total responsabilidad, tampoco la absorbes pues por eso la deslindas. La tercera forma es delegar funciones y es donde nombras un nuevo gerente de operaciones, un asistente de presidencia, un gerente de ventas, entre otros puestos.
Es muy importante al delegar, delegar recursos, autonomía, autoridad y responsabilidad. Sin estos recursos, solo se delegan problemas. Se debe de delegar con confianza de la generación en los resultados y en el bien hacer no con la esperanza en el “ya sé que no va a poder”. Recordemos que delegar es buscar un beneficio para todos en la organización.
Los invito a delegar con responsabilidad y no solo a dar tareas de apoyo para quitarse trabajo de encima. Si delegamos con responsabilidad, logramos el éxito en nuestras empresas.